ACCOUNTING SYSTEM “FORMULIR”

A. DEFINISI FORMULIR

Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Contoh formulir adalah faktur penjualan, yang berupa secarik kertas yang akan diisi dengan informasi tanggal penjualan, nama wiraniaga dengan kodenya, nomor urut, nama barang dan kodenya, kuantitas, harga satuan, harga total setiap barang, harga total semua barang, dan tanda tangan wiraniaga. Di samping informasi ini, formulir tersebut berisi informasi yang telah tercetak, misalnya nomor urut formulir dan nama formulir.

B. Formulir Elektronik

Dengan meluasnya pemakaian komputer untuk menjalankan bisnis, pemakaian formulir elektronik menjadi umum dan meluas dalam bisnis. Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik.

Manfaat dari formulir elektronik itu sendiri adalah:

a) Tidak pernah kehabisan formulir

Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat terhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.

b) Tidak pernah ketinggalan jaman

Jika kebutuhan dan peraturan berubah dengan segera, formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Namun beda halnya jika menggunakan formulir elektronik. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan.

c) Ketidakefesienan formulir dapat dihindari

Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan format formulir untuk memenuhi perubahan keadaan sehingga memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Penggunaan formulir kertas seringkali memaksa penggunaan formulir yang sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya.

d) Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah

Penerapan hukum Murphy terhadap formulir berbunyi sebagai berikut: “Jika formulir yang salah dapat dipakai, hal ini akan terjadi. Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan penggunaan formulir yang untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password. Orang yang akan menggunakan formulir elektronik harus memasukkan password, nama, dan nomor formulir dan komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama yang dimasukkan ke dalam komputer. Jika suatu formulir telah direvisi, orang tidak akan salah menggunakan formulir karena formulir tersebut tidak lagi tersedia dalam file komputer”.

e) Kecepatan pengisian formulir

Kecepatan pengisian formulir elektronik jauh melebihi kecepatan bisnis kertas. Formulir elektronik dapat melakukan perhitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian) dan mencantumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.

f) Penataan data dilakukan sekali

Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir., kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi.

g) Tidak ada data yang mengembang

Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk mentransfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain.

h) Kemudahan dalam pengelolaan formulir

Jika perusahaan menggunakan ribuan macam formulir, pengelolaan formulir menjadi pekerjaan yang besar dan kompleks. Namun jika perusahaan menggunakan formulir elektronik, perancangan, pengelolaan, dan pengisian setiap formulir dapat dilakukan melalui sistem yang terintegrasi. Sistem komputer dapat menyediakan data berapa kali suatu formulir telah digunakan, bagaimana bentuk formulir setelah revisi yang terakhir, dan berapa lama suatu formulir telah digunakan sejak revisi terakhir. Data tersebut sangat bermanfaat untuk mengelola formulir yang banyak macamnya di dalam perusahaan.

C. MANFAAT FORMULIR

Formulir sangat penting artinya untuk menjalankan suatu organisasi. Hampir semua peristiwa dalam perusahaan terjadi karena formulir dan memerlukan formulir untuk merekamnya.

Dalam perusahaan, formulir bermanfaat untuk:

1) Menetapkan Tanggung Jawab Timbulnya Transaksi Bisnis Perusahaan

Dalam formulir, setiap orang yang beranggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf sebagai bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi. Dengan demikian, formulir digunakan dalam organisasi untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi.

2) Merekam Data Transaksi Bisnis Perusahaan

Sebagaimana telah dikemukakan dalam Bab I bahwasanya formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir sebagai bukti telah dilaksanakannya transaksi.

3) Mengurangi Kemungkinan Kesalahan dengan Cara Menyatakan Semua Kejadian dalam Bentuk Tulisan

Dalam kehidupan kota, jika kita tertipu oleh janji orang lain, kita sering memberi komentar : “memang lidah tak bertulang”. Karena semua orang memiliki lidah yak bertulang inilah, formulir diperlukan dalam organisasi. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.

4) Menyampaikan Informasi Pokok dari Satu Orang ke Orang Lain di dalam Organisasi yang Sama atau ke Organisasi Lain

Formulir berfungsi pula sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antarorganisasi. Sebagai contoh: Bagian Gudang menggunakan formulir surat permintaan pembelian untuk memberitahu Bagian Pembelian bahwa Bagian Gudang memerlukan barang dengan spesifikasi dan kuantitas seperti yang ditulis dalam formulir tersebut.

D. Golongan formulir menurut sumbernya

Formulir yang digunakan dalam suatu organisasi dapat digolongkan menurut sumbernya. Menurut sumbernya formulir dapat dibedakan menjadi 3 golongan :

a. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan

Formulir ini dibuat dalam perusahaan, digunakan secara intern, dan kemudian disimpan dalam perusahaan. Contoh formulir ini adalah surat permintaan pembelian, memo kredit, memo debit, kartu jam kerja, bbukti permintaan dan pengeluaran barang dagang.

b. Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepada pihak luar perusahaan

Formulir ini dibuat dalam perusahaan dan digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak luar perusahaan. Contoh formulir ini adalah, faktur penjualan tunai, faktur penjualan kredit, surat order pembelian, surat permintaan penawaran harga, bukti kas keluar, dan surat order penjualan.

c. Formulir yang diterima dari pihak luar perusahaan

Formulir ini diterima dari pihak luar sebagai akibat dari transaksi bisnis antara perusahaan dengan pihak luar tersebut. Contoh golongan formulir ini adalah: faktur pembelian, surat order dari pembeli, pernyataan piutang yang diterima dari kreditur, dan rekening koran bank( bank statement)

E. Golongan Formulir menurut tujuan penggunaannya :

Pada dasarnya formulir dapat dibagi menjadi dua menurut penggunaannya :

a. Formulir yang dibuat untuk meminta dilakukannya suatu tindakan

Formulir dalam golongan ini digunakan oleh unit organisasi untuk meminta unit organisasi lain melakukan sesuatu untuk kepentingan unit organisasi peminta. Sebagai contoh adalah formulir surat permintaan pembelian. Formulir ini digunakan oleh bagian gudang untuk meminta Bagian Pembelian melaksanakan transaksi pembelian guna memenuhi kebutuhan persediaan barang di Bagian Gudang. Contoh lain dalam golongan ini adalah , Bukti permintaan dan pengeluaran barang dagang, surat permintaan penawaran harga, memo kredit dan memo debit

b. Formulir yang digunakan untuk mencatat tindakan yang telah dilaksanakan

Formulir dalam golongan ini digunakan untuk merekan data transaksi yang telah dilaksanakan. Sebagai contoh adalah formulir laporan penerimaan barang. Formulir ini digunakan oleh Bagian Penerimaan untuk mencatat data barang yang diterima dari pemasok. Contoh formulir yang termasuk golongan ini adalah: faktur penjualan, faktur pembelian, kartu jam kerja, surat muat, dan pernyataan piutang

F. PRINSIP DASAR YANG MELANDASI PERANCANGAN FORMULIR

1. Sedapat mungkin manfaatkan tembusan atau copy formulir

2. Hindari duplikasi dalam pengumpulan data

3. Buatlah rancangan formulir seserdehana dan seringkas mungkin

4. Masukkanlah unsur internal check dalam merancang formulir

5. Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar

6. Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi

7. Beri nomor untuk identifikasi formulir

8. Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir, jika formulir lebar digunakan, untuk memperkecil kemungkinan salah pengisian

9. Cetaklah garis pada formulir

10. Cantumkan nomor urut tercetak

11. Rancanglah formulir tertentu seemikian rupa sehingga pengisi hanya membubuhkan tanda √ atau x, atau dengan menjawab ya atau tidak, untuk menghemat waktu pengisiannya

12. Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, atau dengan menggunakan karbon beberapa kali pakai, dan cetaklah dengan kertas tanpa karbon

Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis yang berisi data yang saling berkait

G. Kapan formulir diperlukan

Dalam situasi apa perusahaan memerlukan formulir ? ada beberapa keadaan yang mendasari mengapa formulir diperlukan :

1. Jika suatu kejadian harus dicatat, jika suatu peristiwa perlu dicatat, maka diperlukan formulir untuk merekamnya. Misalnya suatu perusahaan perlu mencatat transaksi penjualan tunai yang dilakukan setiap hari.

2. Jika suatu informasi tertentu harus dicatat berulang kali, jika suatu informasi harus dicatat berulang kali, penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut. Contohnya setiap kali mengajukan permintaan pembelian, bagian gudang harus menuliskan nama barang, spesifikasi, kuantitas, dan sifat permintaan maka perlu dibuat sebuah formulir untuk menampung informasi tersebut.

3. Jika berbagi informasi yang saling berhubungan perlu disatukan dalam tempat yang sama, untuk dapat memenuhi permintaan pembelian yang diajukan oleh bagian gudang, bagian pembelian memerlukan informasi lengkap mengenai nama barang yang akan dibutuhkan, spesifikasi, kuantitas dan kapan barang tersebut diperlukan.

4. Jika diperlukan penetapan tanggung jawab terjadinya transaksi. Seperti telah disebutkan di atas, formulir digunakan untuk menetapkan tangggung jawab terjadinya transaksi.

H. faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir

Dalam merancang suatu formulir, seorang analis sistem harus mempertimbangkan faktor faktor berikut ini :

1. Siapa yang memerlukan atau mendapatkan informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut? hal ini akan menentukan berapa formulir tersebut yang akan dibuat.

2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan menyatukan informasi didalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat, slip pembungkus dan surat order pengiriman dalam satu penulisan.

3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan didalam formulir telah disusun secara logis? Hal ini akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pengisian formulir.

4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? hal ini akan menentukan lebar spasi dan penggunaan garis.

5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta,mesin ketik atau mesin khusus ? proses ini akan menentukan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah ruang yang harus disediakan.

6. Apakah formulir tersebut akan di simpan dalam suatu arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang digunakan, ukuran kertas dan preforasi yang harus dibuat jika hal ini diperlukan.

I. Informasi yang diperlukan dalam merancang kembali suatu formulir

Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan penyempurnaan, penggantian,penghentian pemakaian formulir yang sekarang digunakan. Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan informasi :

1. Yang bersangkutan dengan formulir itu sendiri, misalnya mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang digunakan.

2. Yang bersangkutan dengan kegiatan penyediaan, pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.

J. Dokumen sumber atau dokumen pendukung

Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber. Contohnya adalah dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan terdiri dari faktur penjualan, yang merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan kartu piutang, yang dilampiri dengan surat order pengiriman, laporan pengiriman barang, dan surat muat sebagai dokumen pendukung faktor penjualan tersebut.