MANAJEMEN PENGANTAR PROSES PERENCANAAN

PROSES PERENCANAAN

 

I.                   Pengertian Perencanaan

Perencanaan merupakan proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Perbedaannya dengan pelaksanaan, pelaksanaan merupakan hasil tipe tingkat perencanaa yang berbeda pula.

Dalam perencanaan, manajer memutuskan “apa yang dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Jadi, perencanaan adalah sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

Berbagai pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya dan tujuan organisasi serta fungsi atau kegiatan khusus manajer. Tetapi perencanaan jangka panjang tetap dibutuhkan untuk penarikan personalia, pengembangan teknik produksi, dan lain-lain.

Kebutuhan akan perencanaan ada di semua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dan berdampak besar terhadap kesuksesan organisasi atau tingkatan manajemen atas. Manajemen puncak biasanya lebih terfokus pada perencanaan jangka panjang, sedangkan manajemen tingkatan bawah merencanakan bagi kelompok kerja untuk jangka pendek.

Perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin.

Salah satu aspek penting perencanaan ialah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

 

Empat Tahap Dasar Perencanaan

Tahap 1: menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan. Tanpa tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-sumber dayanya secara tidak efektif.

Tahap 2: merumuskan keadaan saat ini. Pada tahap ini butuh informasi (terutama keuangan dan data statistik) yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.

Tahap 3: mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan, untuk mengukur kemampuan organisasi organisasi dalam mencapai tujuan.

Tahap 4: mengembangkan rencana / serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan, meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untu mencapai tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif yang paling memuaskan diantara berbagai alternatif yang ada.

 

II.                Alasan-alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud utama perencanaan adalah melihat bahwa program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipakai untuk meningkatkan kkemungkinan pencapaian tujuan-tujuan di waktu yang akan datang – yaitu meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik.

Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan, dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi juga dunia usaha.

Ada 2 alasan diperlukannya perencanaan, yaitu:

1.      “protective benefits” yang dihasilhkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembautan keputusan,

2.      “positive benefits” dalam bentuk meningkatkan sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat perencanaan:

1)      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan,

2)      Membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama,

3)      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas,

4)      Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat,

5)      Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi,

6)      Memudahkan dalam melakukan koordinasi diantara berbagai bagian organisasi,

7)      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami,

8)      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti, dan

9)      Menghemat waktu, usaha dan dana.

Sedangkan kelamahannya adalah:

1.      Berlebihan dalam kontribusi nyata,

2.      Cenderung menunda kegiatan,

3.      Terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi,

4.      Penyelesaian terbaik kadang didapat oleh penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi, dan

5.      Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.

 

III.             Hubungan Perencanaan dengan Fungsi-fungsi Manajemen Lainnya

Perencanaan dan fungsi-fungsi manajerial lainnya saling berhubungan, tergantung dan berinteraksi karena perencanaan adalah fungsi dasar dan meresap ke seluruh fungsi manajemen lainnya.

Pengorganisasian dan Penyusunan Personalia

Pengorganisasian adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya tersebut untuk mencapai efektifitas paling tingg           

 

Pengarahan

Perencanaan menentukan kombinasi yang paling baik dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya-sumber daya, dan hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan.

 

Pengawasan

Perencanaan dan pengawasan sering disebut sebagai “kembar siam” dalam manajemen karena pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana. Pengawasan juga menjadi bagian dari rencana baru.

 

IV.             Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana

Perencanaan terdapat beberapa bentuk, alasannya adalah pertama perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud), pendekatan perencanaannya juga berbeda pula. Kedua, dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu yang berbeda. Ketiga, manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

Dasar pengklasifikasian rencana, yaitu:

1.      Bidang fungsional, mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.

2.      Tingkatan organisasional, termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi.

3.      Karakteristik (sifat) rencana, meliputi faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitas dan kualitas.

4.      Waktu, menyangkut rencana pendek, menengah, dan panjang.

5.      Unsur-unsur rencana, dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan, dan sebagainya.

Rencana punya dua fungsi, yaitu: menyediakan peralatan untuk pencapaiam serangkaian sasaran dari rencana tingkatan diatasnya, dan sebaliknya menunjukkan sasaran yang dipenuhi rencana tingkatan dibawahnya.

Ada dua tipe utama rencana:

1.      Rencana-rencana strategik

Merupakan rencana yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas – mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khusus keberadaan organisasi.

Strategi adalah program untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi. Program dalam definisi tadi menyangkut peranan aktif, sadar, dan rasional yang dimainkan manajer dalam perumusan strategi organisasi.

Strategi dapat juga didefinisikan sebagai pola tanggapan organisasi terhadap lingkungannya sepanjang waktu. Organisasi selalu punya strategi walaupun tidak pernah secara eksplisit dirumuskan.

2.      Rencana-rencana operasional

Merupakan penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai. Terdapat dua tipe rencana operasional, yaitu:

a.       Rencana sekali pakai

Dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.

Program terdiri dari suatu campuran dari tujuan, strategi, kebijaksanaan, aturan dan penugasan pekerjaan. Program pokok biasanya ditemui dalam bentuk 1) penelitian, pengembangan dan pengenalan produk/jasa baru; 2) penganggaran penjualan, persediaan, kebutuhan produksi, dan keuangan; 3) latihan dan pengembangan personalia untuk menguasai perubahan organisasi.

Proyek adalah rencana sekali-pakai yang lebih sempit dan merupakan bagian terpisah dari program. Tiap program punya ruang lingkup yang terbatas, arah penugasan yang jelas dan waktu penyelesaian.

Anggaran (budget) adalah laporan sumber daya keuangan yang disusun untuk kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertentu. Manajer sering memakai penyusunan anggaran sebagai proses melalui mana keputusan-keputusan dibuat untuk memperlakukan sumber daya-sumber daya pada alternatif rangkaian kegiatan. Dalam hal ini, anggaran dapat disebut sebagai rencana sekali-pakai.

b.      Rencana tetap

Wujud umumnya adalah prosedur, kebijaksanaan, dan aturan. Rencana ini sekali ditetapkan akan terus diterapkan sampai perlu diubah (dimodifikasi) atau dihapuskan.

Kebijakan (policy) adalah pedoman umum pembuatan keputusan. Kebijaksanaan merupakan batas bagi keputusan, menentukan apa yang dapat dibuat, dan menutup apa yang tidak dapat dibuat. Alasan manajer menetapkan kebijaksanaan adalah (1) argumen bahwa kebijaksanaan akan meningkatkan efektifitas organisasi, (2) manajer ingin berbagai aspek organisasi mencerminkan nilai pribadi mereka, (3) mereka hendak menjernihkan menjernihkan berbagai konflik / kebingungan yang telah pada tingkat bawah dalam organisasi.

Kebijaksanaan dapat juga muncul secara informal yang berasal dari serangkaian keputusan konsisten pada berbagai subjek yang dibuat melebihi periode tertentu.

Kebijaksanaan dilaksanakan dengan pedoman-pedoman yang lebih terperinci disebut “prosedur standar” atau “metode standar”  (standar operating procedure).

Aturan adalah pernyataan bahwa kegiatan tertentu harus/tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu. Dalam melaksanakan suatu aturan, para anggota organisasi tidak mempunyai pilihan melainkan harus mematuhinya.

V.              Faktor Waktu dan Perencanaan

Pengaruh waktu terhadap perencanaan ada tiga hal, yaitu :

1.    Waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif

2.    Waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang variabel-variabel dan alternatif-alternatif

3.    Jumlah atau retangan waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan

Rencana jangka pendek (short-range plans) mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun. Rencana-rencana jangka menengah (intermediate-range plans)  mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun. Rencana-rencana jangka panjang (long-range plans) meliputi kegiatan-kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan 25 tahun atau lebih di masa yang akan datang.

Karena jangka waktu yang berbeda-beda antara satu organisasi dengan organisasi lain, maka sulit menentukan secara tepat suatu rencana tertentu sebagai rencana jangka panjang, menengah atau pendek. Rencana juga berubah dari jangka panjang menjadi jangka pendek dengan berjalannya waktu. Sehingga, bahasan tentang jangka waktu di atas hanyalah sebagai pedoman kasar.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perencanaan adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan. Semakin panjang jangka waktu suatu rencana, maka semakin panjang periode untuk peninjauan kembali dan perbaikan. Juga, semakin penting suatu rencana terhadap keberhasilan organisasi, semakin sering diteliti dan diperhatikan.

VI.              Perencanaan Strategik

Perencanaan strategik (strategik planning) adalah proses pemilihan tujuan-tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijaksanaan dan program-program strategik yang diperlukan untuk tujuan-tujuan yang diinginkan dan penetapan metode-metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi dan kebijaksanaan telah diimplementasikan.

Secara lebih ringkas, perencanaan strategik adalah proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi.

 

Tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategik, yaitu :

1.    Perencanaan strategik memberikan kerangka dasar dalam semua bentuk perencanaan lainnya yang harus diambil

2.    Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan mempermudah pemahaman bentuk bentuk perencanaan lainnya

3.    Perencanaan strategik sering merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan manajer dan organisasi

Perencanaan strategik tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi, tetap perencanaan strategik lebih merupakan salah satu eranan manajemen yang paling kritis.

Perencanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah disebut perencanaan operasional (operational planning). Perencanaan operasional memusatkan perhatiannya pada operasi-operasi sekaran dan terutama berkenaan dengan efisiensi bukan efektivitas.

Perbedaan perencanaan strategik dan perencanaan operasional :

1.    Pusat bahasan

a.    Perencanaan strategik membahas tentang kelangsungan dan pengembangan jangka panjang

b.    Perencanaan operasional membahas tentang masalah-masalah pengoperasian

2.    Sasaran

a.    Sasaran perencanaan strategik adalah laba di waktu yang akan datang

b.    Sasaran perencanaan operasional adalah laba di masa sekarang

3.    Batasan

a.    Batasan perencanaan strategik adalah lingkungan sumber daya waktu yang akan datang

b.    Batasan perencanaan operasional adalah lingkungan sumber daya sekarang

4.    Hasil yang diperoleh

a.    Hasil yang diperoleh dari perencanaan strategik adalah pengembangan perencanaan operasionaltensi mendatang

b.    Hasil yang diperoleh dari perencanaan operasional adalah efisiensi dan stabilitas

5.    Informasi

a.    Perencanaan strategik mengandung informasi tentang kesempatan di waktu yang akan datang

b.    Perencanaan operasional mengandung informasi tentang dunia bisnis sekarang

6.    Organisasi

a.    Organisasi perencanaan strategik adalah kewiraswastaan atau fleksibel

b.    Organisasi perencanaan operasional adalah birokrasi atau stabil

7.    Kepemimpinan

a.    Bentuk kepemimpinan perencanaan strategik mengilhami perubahan radikal

b.    Bentuk kepemimpinan perencanaan operasional adalah konservatif

8.    Pemecahan masalah  

a.    Pemecahan masalah pada perencanaan strategik dengan antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru

b.    Pemecahan masalah pada perencanaan operasional berdasarkan pengalaman masa lalu

9.    Resiko

a.    Resiko pada perencanaan strategik tinggi

b.    Resiko pada perencanaan operasional rendah

Perencanaan strategik menjadi semakin penting akhir-akhir ini, dengan perencanaan strategik,  konsep organisasi berfungsi lebih baik dan lebih jelas sehingga memungkinkan manajer untuk merumuskan rencana-rencana dan kegiatan-kegiatan yang memberi arah organisasi mencapai tujuannya. Disamping itu, perkembangan lingkungan terjadi sangat pesat yang menambah pentingnya perencanaan strategik, seperti:

1.    Kenaikan tingkat perubahan teknologi

2.    Pertumbuhan kompleksitas pekerjaan manajerial

3.    Peningkatan  kompleksitas lingkungan eksternal

4.    Semakin panjangnya tenggang waktu antara keputusan-keputusan sekarang dan hasil-hasil diwaktu yang akan datang

 

 

Proses Perencanaan Strategik

Pendekatan perencanaan strategik (bisa disebut sebagai “manajemen strategik”) merupakan penetapan serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

Secara ringkas, proses penyusunan strategik dapat diuraikan sebagai berikut :

1.    Penentuan misi dan tujuan

Mencakup pertanyaan-pertanyaan umum tentang misi, falsafah maksud dan tujuan organisasi. Perumusan misi dan tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi manajer puncak.

2.    Pengembangan profil perusahaan

Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan  dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing). Suatu profil perusahaan adalah hasil analisa internal perusahaan untuk mengidentifikasikan tujuan dan strategi sekarang serta memerinci kuantitas dan kualitas sumber daya  perusahaan yang tersedia.

3.    Analisa lingkungan eksternal

Mengidentifikasi perubahan-perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial budaya dan politik yang dapat secara langsung mempengaruhi organisasi. Disamping itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi lingkungan yang lebih khusus yang terdiri dari para penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja dan lemmbaga-lembaga keuangan karena kekuatan-kekuatan ini akan secara langsung mempengaruhi operasi perusahaan. Kunci keberhasilan analisa lingkungan bagi perumusan strategik terletak pada kemampuan manajemen untuk mendeteksi perubahan-perubahan lingkungan eksternal beserta dampaknya.

 

 

4.    Analisa internal perusahaan

Analisa ini dilakukan dengan membandingkan profil perusahaan dengan lingkungan eksternal. Tujuan proses analisa internal adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan strategik. Secara konsepsual, tujuan ini dapat dicapai melalui identifikasi faktor-faktor internal strategik (saluran distribusi, lokasi, teknologi dan struktur organisasi) dan penilaian faktor-faktor tersebut. Perumusan strategi pperusahaan diharapkan akan lebih tepat dengan mengetahu kelemahan dan kekuatan persaingan (posisi persaingan).

5.    Identifikasi kesempatan dan ancaman

Menentukan berbagai kesempatan yang tersedia bagi organisasi dan ancaman-ancaman yang harus dihadapi. Berbagai kesempatan dan ancaman ini ditimbulkan banyak faktor antara lain dengan adanya perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik ataupun perilaku konsumen atau pelanggan.

6.    Pembuatan keputusan strategik

Langkah ini mencakup identifikasi, penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategik.

7.    Pengembangan strategi perusahaan

Setelah tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu menjabarkannya ke dalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operasional. Tujuan dan strategi umum diterjemahkan dan diperinci menjadi beberapa strategi, kebijaksanaan dan taktik (rencana, program dan anggaran) operasional pada masing-masing bidang fungsional organisasi.

8.    Implementasi strategi

Langkah ini menyangkut kegiatan manajemen untuk mengoperasikan strategi. Implementasi (peletakan strategi menjadi kegiatan) melibatkan peugasan tanggung jawab atas suksesnya semua atau sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai dengan diikuti oleh alokasi sumber daya yang dibutuhkan.

Lima variabel yang biasanya merupakan faktor-faktor kritis implementasi strategi yaitu tugas, orang, struktur, teknologi dan sistem balas jasa. Implementasi yang dirancang dan dikelola akan menjadi efektif apabila perusahaan mampu mengintegrasikan faktor-faktor tersebut secara efisien.

9.    Peninjauan kembali dan evaluasi

Proses ini disebut dengan “strategic control”. Maka diperlukan peninjauan kembali dan evaluasi untuk mengetahui apakah tujuan yang direncanakan sudah berhasil terwujud dan apa saja yang perlu diperbaiki dalam sebuah organisasi. Proses ini sangat penting dalam rangka pemutusan kebijakan-kebijakan dan pembuatan rencana-rencana selanjutnya.

Hambatan pembuatan rencana efektif :

1.    Kurang pengetahuan tentang organisasi

2.    Kurang pengetahuan tentang lingkungan

3.    Ketidakmampuan melakukan peramalan secara efektif

4.    Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang

5.    Biaya

6.    Takut gagal

7.    Kurang percaya diri

8.    Ketidaksediaan untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif

9.    Penolakan terhadap perubahan

Manajer dapat mengatasi hambatan-hambatan perencanaan melalui penciptaan sistem organisasi yang memdahkan penetapan tujuan dan perencanaan, baik yang dilakukan majer puncak maupun manajer tingkat bawah dan para karyawan. Hambatan dalam diri perencana dapat diatasi  dengan memberikan berbagai bantuan secara individual, sedangkan untuk mengurangi penolakan terhadap suatu rencana. Hal-hal yang dapat dilakukan oleh para manajer antara lain dengan melibatkan para karyawan dalam proses perencanaan, mengembangkan pola perencanaan dan implementasi yang efekti, memberikan lebih banyak informasi tentang rencana-rencana dan segala konsekuensinya serta bersikap hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi dan meminimumkan gangguan-gangguan yang tidak perlu.

VII.               Kriteria Penilaian Efektifitas Rencana

Beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai efektivitas perencanaan yaitu :

1.    Kegunaan

Suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan dan sederhana. Fleksibilitas adalah esensi bagi kesuksesan perencanaan strategik. Rencana hendaknya dapat melakukan penyesuaian secara cepat dan lancar terhadap perubahan kondisi lingkungan tanpa kehilangan efektivitas.

Rencana juga memerlukan stabilitas. Bila rencana terlalu sering berubah, manajer menjadi tidak terbiasa dengan rencana tersebut sehingga menjadi tidak efektif. Rencana yang stabil tidak akan harus diganti atau dimodifikasi secara luas. Disamping itu, perencanaan perlu mempunyai kontinyuitas. Jadi, semakin besar dan kompleks suatu organisasi dan lingkungannya, diperlukan rencana-rencana yang lebih kompleks, tetapi rencana yang semakin kompleks akan semakin sulit pula untuk disampaikan dan diimplementasikan, maka dari itu perencanaan harus dibuat secara sederhana.

2.    Ketepatan dan obyektivitas

Perencanaan dapat menjadi efektif dengan didasari oleh informasi yang tepat. Perencanaan juga harus lebih didasarkan atas pemikiran yang realistik dan fakta-fakta tentang persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran dibanding sasaran pribadi pembuat rencana, dengan demikian, proses perencanaan harus didasari oleh pemikiran yang obyektif.

3.    Ruang lingkup

Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan (comprehensiveness), kepaduan (unity) dan konsistensi.

4.    Efektivitas biaya

Salah satu pedoman penting perencanaan, “Jangan lakukan perencanaan apabila hasilnya meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya”. Jadi, Efektivitas biaya dalam hal ini menyangkut efektivitas waktu, usaha dan aliran emosional.

5.    Akuntabilitas

Aspek-aspek akutabilitas perencanaan :

1.    Tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan

2.    Tanggung jawab atas implementasi rencana

6.    Ketepatan waktu

Berbagai perubahan yang terjadi akan menyebabkan rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu. Maka dari itu, para pembuat rencana harus membuat berbagai perencanaan