HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. DEFINISI SISTEM

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan dengan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem sebagai berikut :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih rinci, yang terdiri pula dari kelompok unsur uang membentuk subsistem tersebut.

2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan

Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat serta kerjasama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem

Setiap sistem mempunyai tujuan tertentu.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar

B. SISTEM AKUNTANSI

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

Unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.

FORMULIR

Formulir merupakan dokumen uyang digunakan untuk merekam terjadinuya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam dalam kertas. Formulir sering disebut juga dengan istilah media, karena merupakan media untuk mencaatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi kedalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, cek. Dengan demikian faktur penjualan digunakan untuk mendokumentasikan transaksi penjualan faktur penjualan tersebut merupakan media pencatatan kedalam jurnal dan media posting kedalam buku pembantu piutang.

JURNAL

Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklarifikasikan dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Dalam jurnal ini pula terdapat kegiatan peningkatan data, yang hasil peringkasnya (berupa jumlah rupiah transaksi tertentu) kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku beserta contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum.

BUKU BESAR

Buku besar (general ledger) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.

BUKU PEMBANTU

Buku pembantu ini tersedia dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening itu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi akhir (book of final entry), yang berarti tidak ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu.

LAPORAN

Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan dapat terbentuk hasil cetak komputer dan tayangan pada layar monitor komputer.

C. PERBEDAAN PENGERTIAN SISTEM DAN PROSEDUR

Definisi sistem dan prosedur adalah sebagai berikut :

· Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.

· Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen / lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yagn terjadi berulang-ulang.

Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur sedangkan prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal (clerica) operation terdiri dari kegiatan berikut ini yang dilakukan untuk mencatat informasi dalam formulir buku jurnal dan buku besar :

a) Menulis

b) Menggandakan

c) Menghitung

d) Memberi kode

e) Mendaftar

f) Memilih (mensortasi)

g) Memindah

h) Membandingkan

Sistem penjualan tunai terdiri dari 6 prosedur berikut ini : prosedur order penjualan, prosedur pencatatan penjualan, prosedur penerimaan kas, prosedur penyerahan barang, prosedur pencatatan penerimaan kas dari penjualan tunai, prosedur rekonsiliasi bank.

Prosedur order penjualan digunakan untuk melayani membeli yang akan membeli barang.

Dengan demikian prosedur order penjualn ini terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini :

a) Menulis data mengenai tanggal, kkode barang, jenis, kuantitas harga satuan, harga total, nama pramuniaga.

b) Menggandakan faktur penjualan tunai dengan cara mengisi formulir tersebut yang lebih dari 1 lembar.

c) Menghitung perkalian harga satuan dengan kuantitas serta jumlah harga yang harus dibayar oleh pembeli.

d) Memberi kode dengan cara mencantumkan kode buku pada faktur penjualan tunai.

Prosedur penerimaan kas digunakan untuk melayani pembeli yang membayar harga buku sesuai yang tercantum dalam faktur penjualan tunai prosedur ini dilaksanakan oleh bagian kasa dengan alat bantu register kas (cash register) yang menghasilkan pita register kas. Dengan demikian prosedur penerimaan kas terdiri dari kegiatan klerikal berikut ini :

a. Menulis data mengenai jumlah uang yang diterima oleh kasir dalam pita register kas dan membubuhkan cap lunas pada faktur.

b. Menghitung jumlah tunai yang diterima dari pembeli

c. Membandingkan jumlah harga yang harus dibayar pembeli yang tercantum dalam faktur.

D. KOMPONEN UTAMA SISTEM INFORMASI

Sistem akuntansi adalah sistem informasi diantara berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola perusahaan. Sistem informasi terdiri dari blok-blok bangunan yang membentuk sistem tersebut.

Masukan	Model	Keluaran
Teknologi	Basis data	Pengendalian

Gambar : Block Bangunan Sistem Informasi

1) Blok Masukan (Input Block)

Masukan adalah data yang dimasukkan kedalam sistem informasi beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan memasukkan data tersebut kedalam sistem. Cara untuk memasukkan masukan kedalam sistem dapat berupa tulisan tangan. Formulir pengenalan karakteristik fisik.

2) Blok Model (Model Block)

Model terdiri dari logico-mathematical model yang mengolah masukan dan data yang tersimpan dengan berbagai cara untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran. Logico-mathematical model dapat mengkombinasi unsur-unsur data untuk menyediakan jawaban atas sesuatu pertanyaan atau dapat meringkas / menggabungkan data menjadi laporan.

3) Blok Teknologi ( Technology Block)

Keluaran dalam (out put block) suatu sistem merupakan faktor utama yang menentukan blok-blok lain suatu sistem informasi, keluaran sistem ini dapat berupa laporan keuangan, faktur, surat order pembelian. Mutu yang harus melekat dalam keluaran sistem informasi adalah ketelitian, ketepatan waktu dan relevansi.

4) Blok Teknologi ( Technology Block)

Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran,s erta mengendalikan seluruh sistem. Dalam sistem informasi berbasis komputer, teknologi terdiri dari tiga komponen. Komputer dan penyimpan data diluar telekomunikasi dan perangkat lunak.

5) Blok Data ( Data Basis Block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan untuk melayani kebutuhan pemakaian informasi. Basis data dapat diperlakukan dari dua sudut pandang :

- Secara fisik dan

- Secara logis

Basis data secara fisik berupa media untuk menyimpan data seperti kartu : buku besar, pita magnetic, disk, diskette, kaset. Namun yang lebih penting bukan dalam bentuk fisik apa daya disimpan, melainkan bagaimana mencari menggabungkan dan mengambil data dapat dipandang dari sudut pandang yang logis yang bersangkutan dengan bagaimana struktur penyimpanan data sehingga menjamin ketepatan, ketelitan dan relevansi penambilan informasi untuk memenuhi kebutuhan pemakaian.

6) Blok pengendalian ( Control Block)

Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman seperti : bencana kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan dan penggelapan, penyadapan, ketidak efisien. Untuk itu beberapa cara yang perlu dirancang untuk menjamin perlindungan. Integritas, dan kelancaran jalannya sistem informasi adalah :

a. Penggunaan sistem pengelolaan akuntansi

b. Penerapan pengendalian akuntansi

c. Pengembangan rancangan induk sistem informasi

d. Pembuatan rencana darurat dalam hal sistem informasi menjalankan fungsinya

e. Penerapan prosedur seleksi karyawan

f. Pembuatan dokumentasi lengkap tentang sistem informasi yang digunakan oleh perusahaan.

E. SISTEM AKUNTANSI DALAM PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Kegiatan pokok perusahaan manufaktur terdiri dari : desain dan pengembangan produk, pengolahan bahan baku menjadi pokok jadi, data penjualan produk jadi kepada pembeli. Untuk menanganui kegiatan pokok perusahaan, umumnya dirancang sistem akuntansi yang terdiri dari :

1. Sistem Akuntansi Pokok

Sistem ini merupakan organisasi formulir, catatan dan laporan. Unsur ini dirancang oleh manajemen untuk menyajikan informasi keuangan bagi kepentingan pengelolaan perusahaan dan pertanggungjawaban keuangan kepada fihak luar perusahaan.

Gambar : Unsur Sistem Akuntansi Pokok

2. Sistem Akuntansi Piutang

Sistem ini dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya piutang dan berkurangnya piutang. Terjadinya piutang berasal dari transaksi penjualan kredit dan berkurangnya piutang berasal dari transaksi retur penjualan dan penerimaan kas dari piutang. Oleh karena itu sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya piutang terdiri dari ;

- Prosedur order penjualan

- Prosedur persetujuan kredit

- Prosedur pengiriman barang

- Prosedur penagihan

- Prosedur pencatatan bertambahnya piutang dan distribusi penjualan

3. Sistem Akuntansi Utang

Sistem akuntansi utang dirancang untuk mencatat transaksi terjadinya utang berasal dari transaksi pembelian dan pelunasan utang. Sistem akuntansi untuk mencatat terjadinya utang dari transaksi pembelian dan retur pembelian terdiri dari :

- Prosedur permintaan pembelian

- Prosedur permintaan penawaran

- Prosedur order pembelian

- Prosedur penerimaan barang

- Prosedur pencatatan bertambahnya utang

- Prosedur distribusi pembelian

- Prosedur pembuatan memo debet

- Prosedur pengiriman barang

- Prosedur bertambahnya utang.

4. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

- Prosedur pencatatan waktu hadir dan waktu kerja

- Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah

- Prosedur pembayaran gaji dan upah

- Prosedur distribusi biaya gaji dan upah

5. Sistem Akuntansi Biaya

Sistem akuntansi biaya dirancang untuk menangani pengendalian produksi dan pengendalian biaya. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

- Prosedur order produksi

- Prosedur pengumpulan biaya produksi dan non produksi

6. Sistem Akuntansi Kas

Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi penerimaan dan pengeluaran kas. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

- Prosedur penerimaan kas

- Prosedur pengeluaran kas

- Prosedur dana kas kecil

7. Sistem Akuntansi Persediaan

Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi persediaan yang disimpan digudang. Sistem ini terdiri dari

- Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi

- Prosedur pencatatan harga pokok yang dijual

- Prosedur pencatatan harga pokok yang dikembalikan oleh pembeli

- Prosedur pencatatan harga pokok persediaan pokok dalam proses

- Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli

- Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepemasok

- Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang

- Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke gudang

- Prosedur perhitungan fisik persediaan

8. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Sistem ini dirancang untuk menangani transaksi yang bersangkutan dengan mutasi aktiva tetap. Sistem ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :

- Prosedur pengadaan aktiva tetap

- Prosedur penghentian pemakaian aktiva tetap

- Prosedur depresiasi aktiva tetap

- Prosedur penempatan aktiva tetap

F. TUJUAN UMUM PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

1. Untuk menyediakan informasi bagi pengolahan kegiatan usaha baru.

2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada baik mengenai mutu, ketetapan maupun struktur informasinya.

3. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.

4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

G. TIPE PENUGASAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Berdasarkan tujuan pengembangan sistem akuntansi tersebut diatas penugasan pengembangan sistem akuntansi dapat terbentuk seperti berikut :

1. Pengembangan suatu sistem akuntansi baru yang lengkap.

2. Perluasan sistem akuntansi yang sekarang dipakai untuk mencakup kegiatan bisnis yang baru.

3. Perbaikan berbagai tahap sistem dan prosedur yang sekarang digunakan:

Pengembangan sistem akuntansi baru yang lengkap mencakup pengembangan berbagai sistem berikut ini :

a. Sistem akuntansi pokok

Sistem ini terdiri dari perancangan klasifikasi dan kode rekening buku besar perancangan berbagai laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem akuntansi.

b. Sistem akuntansi piutang

Sistem akuntansi yang dihasilkan oleh sistem akuntansi dan pengupahan, sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi kas. Perancangan berbagai sistem akuntansi ini mencakup berbagai jaringan prosedur yang dapat dalam setiap sistem tersebut, termasuk perancangan berbagai formulir yang digunakan dalam setiap sistem akuntansi.

H. SIAPA YANG HARUS MENGERJAKAN PEKERJAAN PENGEMBANGAN SISTEM AKUNTANSI

Pekerjaan pengembangan sistem akuntansi biasanya dikerjakan oleh analis sistem yang bekerja dalam perusahaan atau potensial akuntansi publik. Analis sistem adalah orang yang memiliki keahlian dalam menggabungkan berbagai blok bangunan sistem informasi suatu bangunan sistem informasi.

Jika perusahaan tidak membentuk Departemen Sistem Informasi biasanya pekerjaan perancangan sistem akuntansi perusahaan diserahkan kepada profesi akuntansi publik. Biasanya profesi akuntansi publik disamping menjual jasa utamanya dalam bidang pemeriksaan, akuntansi juga menjual jasa dalam pengembangan sistem akuntansi perusahaan.

I. SISTEM AKUNTANSI UNTUK MELAKSANAKAN BISNIS

Sistem akuntansi hanya dipandang bermanfaat untuk merekam transaksi bisnis yang telah terjadi saja. Pandangan seperti ini adalah keliru dan mengurangi arti pentingnya sistem akuntansi sebagai penunjang utama menajemen dalam melaksanakan bisnis perusahaan. Peran penting akuntansi sebagai alat yang digunakan untuk menjalankan bisnis perusahaan.

1. Cancelled Check

Adalah check yang diterima kembali oleh pembuat cek melalui sistem perbankan. Setelah cek tersebut digunakan sebagai alat pembayaran sistem perbankan yang mengembalikan cancelled check kepada pembuat cek setelah cek tersebut digunakan untuk pembayaran sangat membantu kelancaran transaksi pembayaran dalam masyarakat.

2. COD Sale

Cash on Delivery Sale (COD Sale) berbeda dengan over the counter sale. Over the counter sale adalah sistem penjualan yang pembeli datang ke perusahaan melakukan pemilihan barang ke jasa dan menerima barang yang dibeli. Sistem akuntansi penjualan dengan COD sale dapat digunakan untuk memecahkan persoalan tersebut sehingga dapat memperluas pasar dengan mengirimkan formulir pemesanan yang disediakan oleh penjual lewat kantor pos. Penjual mengirimkan barang yang dipesan oleh pembeli lewat kantor pos dengan menggunakan COD Sale.

3. Unattended Gasoline Station

Adalah tempat penjuaklan bersih yang tidak dijaga oleh orang. Pembeli yang melakukan pembelian ke tempat ini adalah yang berlangganan kartu kredit ke perusahaan pengelola tempat penjualan bersih ini. Komputer kantor pusat secara periodic akan melakukan penagihan kepada pembeli bensin. Manjemen perusahaan yang bergerak dalam distribusi bahan bakar melihat peluang bisnis dengan membantu perusahaan-perusahaan angkutan.

4. Bisnis Kartu Kredit

Pada dasarnya merupakan bisnis yang menjual jasa penagihan kepada perusahaan yang menjual barang dan jasa melalui sistem penagihan. Dengan sistem perusahaan penjualan barang dan jasa memperoleh manfaat sebagai berikut :

a. Perusahaan-perusahaan penjual barang dan jasa memperoleh manfaat dapat memperbesar volume penjualan karena mereka dapat menarik konsumen untuk menkomsumsi sekarang pendapatan yang akan diperolehnya dimasa yang akan datang.

b. Para konsumen memperoleh manfaat dapat menkonsumsi sekarang pendapatan yang akan mereka peroleh dimasa yang akan datang.

J. HUBUNGAN SISTEM AKUNTANSI DENGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Manajemen perusahaan yang menjalankan bisnis perusahaan dengan menggunakan sistem informasi yang disebut sistem informasi manajemen. Sistem ini menghasilkan informasi yang memungkinkan manajemen mengambil keputusan mengenai langganan yang harus dilayani. Jenis barang dan jasa yang diperlukan oleh pelanggan, saat dan cara pengiriman barang kepada pelanggan.