MANAJEMEN DAN ADMINISTRASI ORGANISASI KOPERASI

Manajemen merupakan kebutuhan mutlak organisasi yang hakikatnya adalah mencapai tujuan dengan tangan orang lain. Maka, manajemen koperasi dapat diartikan sebagai suatu proses untuk mencapai tujuan melalui usaha bersama berdasarkan asas kekeluargaan. Untuk mencapai tujuan Koperasi, perlu diperhatikan adanya manajemen yang baik, agar berhasil mencapai tujuan, yakni dengan diterapkannya fungsi – fungsi manajemen. Penerapan fungsi manajemen dalam pengelolaan koperasi adalah sebagai berikut.

1. Fungsi Perencanaan

Perencanaan adalah proses perumusan program beserta anggarannya , yang harus dilakukan oleh sebuah koperasi sebagai tindak lanjut dari pelaksanaan strategi yang hendak dilaksanakannya. Pelaksanaan fungsi perencanaan ini harus secara konsisten mengacu pada tujuan dan misi koperasi sehingga tidak hanya menjelaskan strateginya namun juga berfungsi sebagai koordinasi intern koperasi serta pengendalian terhadap pelaksanaan berbagai kegiatan koperasi. Koperasi dalam melakukan perencanaan juga harus mempertimbangkan secara cermat hal berikut:

1) Kekuatan-kekuatan internal koperasi

2) Kelemahan internal koperasi

3) Kesempatan atau peluang bisnis yang tersedia untuk dimanfaatkan sebagai cara mencapai tujuan koperasi

4) Hambatan/kendala bisnis yang diperkirakan mengganggu pencapaian tujuan koperasi

Jenis strategi yang dapat dipilih koperasi pada tingkat korporasi meliputi: usaha tunggal, diversifikasi usaha terkait, dan diversifikasi usaha tidak terkait atau konglomerasi. Sedangkan pada tingkat unit usaha meliputi: minimalisasi biaya, diferensiasi produk, konsentrasi pada pasar tertentu, atau gabungan antar ketiganya.

2. Pengorganisasian

Pengorganisasian adalah pembagian tugas dan wewenang dalam koperasi di antara para pelaku yang bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana koperasi. Walaupun secara umum perangkat koperasi telah terbagi jelas, namun dalam melaksanakan fungsi kepengurusannya pengurus memiliki kewajiban menyusun organisasi kepengurusan koperasi secara rinci. Jenis struktur organisasi dapat dibedakan menjadi struktur fungsional, struktur unit usaha, dan struktur matrik.

Dua hal yang perlu dipertimbangkan dalam memilih struktur organisasi yakni efektivitasnya dilihat dari pencapaian tujuan koperasi dan efisiensi dari biaya penyelenggaraannya. Koperasi yang masih kecil dan hanya satu unit usaha biasanya cukup struktur fungsional.

3. Pelaksanaan

Aspek koordinasi dan monitoring menjadi aspek terpenting pada tahap pelaksanaan. Koordinasi berbagai unsur dalam organisasi diupayakan sebagai kerja sama bahu membahu dalam mencapai tujuan koperasi. Sedangkan dalam aspek monitoring yang terpenting adalah diselenggarakannya sistem pencatatan yang tertib dan cermat baik peristiwa nonkeuangan maupun transaksi keuangan dalam seluruh kegiatan koperasi.

4. Pengawasan

Pengawasan adalah upaya oleh kewenangan yang lebih tinggi untuk mengukur tingkat kesesuaian antara rencana dan hasil yang dicapai. Dalam UU No 25/1992 Pengawasan atas pelaksanaan kegiatan usaha koperasi dilaksanakan oleh pengawas. Sedangkan kegiatan pengawasan terutama dilakukan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan usaha koperasi.

Struktur Organisasi Koperasi

Struktur organisasi koperasi tidak hanya mencakup segi intern koperasi tapi meliputi segi ekstern juga. Sebagai badan usaha yang sekaligus gerakan ekonomi kerakyatan maka kedua segi tersebut tidak dapat dipisahkan. Segi intern adalah struktur organisasi koperasi yang meliputi unsur kelengkapan di dalam koperasi. Segi ekstern adalah hubungan serta kedudukan koperasi terhadap organisasi koperasi lainnya baik setingkat maupun lebih tinggi. Contohnya hubungan koperasi dengan induk organisasi gerakan koperasi yaitu DEKOPIN.

Struktur Intern koperasi terdiri dari tiga unsur berikut.

a. Unsur alat kelengkapan organisasi meliputi :

1) Rapat Anggota

Rapat anggota merupakan kolektibilitas suara anggota sebagai pemilik organisasi dan juga merupakan pemegang kekuasaan tertinggi. Dalam Undang-Undang RI No 25 Tahun 1992, tentang Perkoperasian Pasal 23 disebutkan bahwa kekuasaan Rapat Anggota meliputi:

a. Anggaran Dasar,

b. Kebijakan umum bidang organisasi, manajemen dan usaha koperasi,

c. Pemilihan, pengankatan dan pemberhentian Pengurus dan Pengawas,

d. Rencana kerja, rencana anggaran pendapatan dan koperasi, serta pengesahan laporan keuangan,

e. Pengesahan pertanggung jawaban pengurus dan pelaksanaan tugasnya,

f. Pembagian sisa hasil usaha dan penggabungan, peleburan, pembagian dan pembubaran koperasi.

Anggota koperasi itu sendiri adalah pemilik sekaligus pengguna jasa koperasi. Ciri univerasal dari badan usaha koperasi ini, bila pemilik badan usaha dan pengguna jasa identik.

Pada dasarnya, Rapat Anggota koperasi berfungsi :

a. Mengesahkan AD, ART & peraturan khusus

b. Mengesahkan program kerja dan anggaran pendapatan serta belanja koperasi

c. Mengangkat & memberhentikan pengawas

d. Mengangkat & memberhentikan pengurus

e. Mengesahkan laporan pengawasan dan pengurus

f. Menetapkan pembagian dan penggunaan SHU

g. Menetapkan kebijakan dibidang organisasi, manajemen dan usaha

2) Pengurus koperasi

Pengurus merupakan wakil dari Anggota yang dari dan oleh Anggota untuk  menjalankan/mewakili Anggota dalam menjalankan perusahaan koperasi. Pengurus bertanggung jawab mengenai segala kegiatan pengelola koperasi dan usahanya kepada Rapat Anggota.

Tugas Pengurus : 1)mengelola koperasi dan usahanya; 2)mengajukan Rancangan Program Kerja secara Rencana Pendapatan dan Belanja Koperasi (RAPBK); 3)menyelenggarakan Rapat Anggota; 4)mengajukan Laporan keuangan dan Pertanggungjawaban Pelaksana Tugas; 5)menyelenggarakan pembukaan keuangan dan investasi secara tertib;6) memelihara daftar buku anggota; 7) lainnya seperti memberikan pelayanan kepada  Anggota Koperasi dan Masyarakat, mendelegasikan tugas kepada Manajer, meningkatkan pengetahuan perangkat pelaksanan dan Anggota, meningkatkan penyuluhan dan pendidikan kepada Anggota, mencatat mulai dari sampai dengan berakhirnya masa ke Pengurusan Pengawasan dan Pengurus, dan mencatat masuk dan keluarnya Anggota.

Wewenang Pengurus : 1) mewakili koperasi di dalam dan di luar; 2)Memutuskan penerimaan dan penolakan Anggota baru serta pemberhentian Anggota sesuai ketentuan dalam Anggaran Dasar; 3)melakukan tindakan upaya bagi kepentingan dan kemanfaatan koperasi sesuai dengan tanggungjawab dan keputusan Rapat Anggota.

3) Pengawas koperasi

Tugas dan Wewenang Pengawas Koperasi

a. Pengawas koperasi berwenang dan bertugas melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan dan pengelolaan organisasi.

b. pengawas wajib membuat laporan tentang hasil kepengawasanya dan merahasiakan hasil laporanya kepada pihak ketiga.

c. Pengawas koperasi meneliti catatan dan fisik yang ada dikoperasi dan mendapatkan keterangan yang diperlukan.

b. Unsur pelaksana teknis yaitu manajer dan karyawan

Pengelola (Manajer) koperasi adalah mereka yang diangkat dan diperhentikan oleh pengurus untuk mengembangkan koperasi secara efisien dan profesional. Kedudukan pengelola adalah sebagai karyawan / pegawai yang diberi kuasa dan wewenang oleh pengurus. Tugas dan tanggung jawab pengelola :

1) Membantu memberikan usulan kepada pengurus dalam menyusun perencanaan.

2) Merumuskan pola pelaksanaan kebijaksanaan pengurus secara efektif dan efisien.

3) Membantu pengurus dalam menyusun uraian tugas bawahannya.

4) Menentukan standart kualifikasi dalam pemilihan dan promosi pegawai.

c. Unsur penasihat (Dewan Penasihat)

Dewan Penasihat diperlukan untuk memberi pertimbangan terhadap alternatif pemecahan masalah yang dihadapi pengurus koperasi baik masalah organisasi maupun usahanya.

Struktur Ekstern Koperasi

Dalam struktur ekstern koperasi, beberapa koperasi primer yang beranggotakan sekurang-kurangnya 20 orang dapat melakukan penggabungan dengan beberapa koperasi yang ada di lingkungannya sehingga membentuk koperasi pusat seperti pusat Koperasi Pegawai Negeri(KPN). Selanjutnya koperasi pusat dapat mengadakan penggabungan dengan koperasi lainnya dalam lingkungan luas menjadi gabungan pusat koperasi seperti GKBI (Gabungan Pusat Koperasi Batik Indonesia). Kemudian gabungan pusat koperasi ini dapat saling bergabung untuk mendirikan koperasi induk, contohNya IKP (induk koperasi pegawai), Inkopad (induk koperasi angkatan Darat).

Administrasi Organisasi Koperasi

Meliputi semua pencatatan yang berkaitan dengan kegiatan organisasi koperasi antara lain meliputi: keanggotaan, kepengurusan, rapat anggota, rapat pengurus, simpanan anggota, pengawasan dll. Kegiatan pelaku organisasi itu harus dicatat dalam buku catatan khusus dan menjadi tanggung jawab sekretaris pengurus. Administrasi koperasi umumnya meliputi pengadaan buku berikut.

1. Buku daftar anggota

Setiap koperasi wajib memelihara buku daftar anggota yang berisi catatan nama anggota. Buku ini perlu apabila ada upaya penyelesaian persoalan yang berhubungan dengan hukum.

1. Buku daftar pengurus

Berisi catatan nama orang-orang yang dipilih sebagai pengurus oleh rapat anggota. Buku diperlukan karena pengurus bertindak untuk dan atas nama koperasi baik di dalam maupun diluar pengadilan.

1. Buku daftar angggota pengawas

Buku ini penting untuk membuktikan siapa saja yang ditunjuk untuk mengawasi jalannya koperasi yang sifat pengawasannya adalah rahasia.

1. Buku notulen rapat

Berisi catatan mengenai pembicaraan di dalam rapat pengurus maupun rapat pengawas. Buku ini penting untuk mengetahui kesesuaian antara keputusan rapat dengan pelaksanaannya, ditandatangani ketua dan sekretaris rapat dan disahkan ketua pengurus.

1. Buku simpanan anggota

Keanggotaan koperasi adalah sah bila seseorang telah membayar simpanan pokok anggota. Semua simpanan anggota dan jenis simpanan lain harus dicatat dalam buku ini.